GRUPO RUBIO ha implantado un sistema interno de información con el objetivo de la recepción, retención y tratamiento de las comunicaciones sobre irregularidades o incumplimientos de la normativa y principios éticos y de conducta recogidos en el Código Ético de GRUPO RUBIO. Así como realizar cualquier otra comunicación que considere que debe ser puesta en conocimiento del órgano de cumplimiento normativo.
Este Sistema de Información es una herramienta a disposición de todas las personas de GRUPO RUBIO, y de terceras, que colaboren de cualquier forma con la organización. Se trata de un canal de comunicación diseñado, establecido y gestionado de forma segura, garantizando la confidencialidad de la persona informante y de cualquier tercera persona mencionada en la comunicación.
Ámbito de las denuncias
Se podrá comunicar cualquier posible irregularidad o incumplimiento que pueda constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea, así como las acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave, incluyendo aquellas que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.
También se podrán comunicar hechos que pudieran constituir infracciones relacionadas con los principios y valores de GRUPO RUBIO recogidos en su Código Ético, o en cualquiera de sus Políticas o Normativas internas (Igualdad, Prevención frente al Acoso, de Compras, de Regalos, etc.) cometidas por personal o personas/sociedades vinculadas a GRUPO RUBIO.
Comunicación de la denuncia
Toda consulta, observación o denuncia se podrá realizar a través de cualquiera de las vías que ofrece el sistema interno de información. Esto incluye la posibilidad de realizarlo de manera anónima. Las vías para la comunicación son:
- Correo electrónico, a través de la siguiente dirección: canaldenuncias@gruporubio.net. En este caso, será necesario rellenar los datos que se indican en este documento.
- Mediante llamada telefónica al número 948 82 50 25
- También se podrá enviar por correo postal, dirigido al Comité de Cumplimiento, a la dirección: Grupo Rubio – Glorieta Ultrapuertos, 31500 – Tudela (Navarra).
- Se podrá remitir un archivo de audio que contenga la denuncia a través de canaldenuncias@gruporubio.net adjunto al correo electrónico.
- Mediante una reunión presencial previamente solicitada por cualquiera de estos medios indicados.
- Rellenando el formulario que puedes encontrar a continuación:
En todas las comunicaciones se garantizará la confidencialidad de la identidad de quienes hagan uso de ella y de cualquier tercer persona mencionada en la comunicación, según la normativa española sobre protección de datos. No se tolerarán represalias contra las personas informantes y contra quienes contribuyan a las investigaciones. Las investigaciones se llevarán a cabo con la máxima confidencialidad.
Se podrá informar de los incumplimientos normativos a los que se refiere la Ley 2/2023 ante la Autoridad Independiente de protección del Informante (A.A.I.) o ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes, siendo la comunicación interna a la organización la vía preferente para informar de este tipo de infracciones.
Las denuncias recibidas deben contener los datos necesarios para poder llevar a cabo el análisis de los hechos denunciados. Así, las comunicaciones recibidas deberán cumplir como mínimo los siguientes requisitos:
- Exposición clara y detallada de los hechos.
- Identificación de las personas involucradas con el comportamiento denunciado o con conocimiento del mismo.
- Opcionalmente, se puede incluir el nombre y datos de contacto de la persona denunciante (nombre, apellidos y DNI) y su vinculación con GRUPO RUBIO.
Siempre que sea posible se deberá incluir también:
- Identificación del área en la que hayan tenido lugar (área/centro).
- Momento en el que ocurrió o ha estado ocurriendo el hecho.
- Cuantificación, siempre y cuando sea posible, del impacto del hecho denunciado sobre los estados financieros.
- Aportar, si se considera necesario, documentos, archivos u otra información que se estime relevante para la evaluación y resolución de la denuncia.
GRUPO RUBIO dispone de un procedimiento de gestión del Canal de Denuncias en el que se describe, de manera más detallada, la sistemática a seguir desde que se recibe la comunicación hasta que se adopten las medidas en respuesta a la misma, en caso de que constituya un supuesto incumplimiento normativo.
Este procedimiento respeta, en todo caso, las garantías de protección a los informantes con arreglo a lo establecido en la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, así como lo dispuesto en la normativa en materia de protección de datos de carácter personal.
Protección de datos personales
Los datos personales de quien denuncia (cuando no se tramite una denuncia anónima) y cualesquiera otros datos personales recabados a través de este canal de denuncias y del sistema de información del que forma parte serán tratados por GRUPO RUBIO, en calidad de Responsable del Tratamiento, con la finalidad de atender y gestionar la denuncia presentada y, en su caso y según proceda, gestionar la correspondiente investigación relativa a los hechos denunciados.
En todo caso, las personas interesadas cuyos datos personales sean objeto de tratamiento tendrán derecho a acceder a sus datos, solicitar su rectificación y/o supresión, solicitar la limitación del tratamiento u oponerse a éste mediante comunicación escrita dirigida a la dirección de correo electrónico web@gruporubio.net
Las personas interesadas disponen de información ampliada sobre el tratamiento de sus datos personales en la Política de Privacidad accesible a través del apartado Política de Privacidad.